Kocham porządek – wywiad z Anną Minor, Główną Księgową i kierownikiem Działu Księgowości i Administracji Higma Service
W rozmowie Ania opowiada o swojej pracy i o tym, co spodobało jej się w Higma Service. Jak wyglądały początki jej pracy? Czy księgowość to stresujące zajęcie? O tym i wielu innych aspektach jej pracy przeczytacie poniżej. Wywiad jest częścią cyklu tworzonego z okazji 20-lecia Higma Service.
Aniu, jak trafiłaś do Higma Service?
To było w 2005 roku, w momencie, gdy firma przekształcała się w spółkę. O pracy dowiedziałam się od szefowej biura podatkowego, z którym współpracowałam. Powiedziała, że pewna dynamicznie rozwijająca się firma szuka pomocy księgowej. W tym czasie Higma miała księgowość zewnętrzną, a ja miałam się zająć przygotowywaniem dla niej dokumentów, a także kadrami i windykacją. To było takie multistanowisko.
Nie za dużo jak na jedną osobę?
Wtedy nie myśleliśmy w ten sposób, bo cała firma składała się może z dwudziestu osób. Nie było wyspecjalizowanych działów, zadań. Każdy z nas po prostu robił wszystko, co było do zrobienia w danym momencie.
Pamiętasz swoje pierwsze dni pracy?
Do dziś mam obraz w głowie jak swoim czerwonym maluszkiem podjeżdżam na Wspólną, gdzie witają mnie olbrzymie magazyny. W firmie pracowali wówczas prawie sami mężczyźni. W biurze byłam jedyną kobietą! Moim miejscem pracy był pusty pokój z biurkiem. Ale od razu mi się spodobało, bo już na pierwszy rzut oka było widać, że firma jest dobrze poukładana w zakresie struktury i organizacji. Panował porządek i każdy wiedział, kto czym się zajmuje. Choć muszę przyznać, że w pierwszym tygodniu myślałam, że się zwolnię. (śmiech) A wszystko przez magiczny zeszycik, w którym do tej pory Maciek i Jacek prowadzili rozrachunki.
Zeszycik?
Tak, był taki zeszycik, w którym oni sobie prowadzili taką… Nie wiem, jak to nazwać… Uproszczoną rachunkowość. (śmiech) Problem leżał w terminologii, dla mnie księgowej pojęcie kosztu było zupełnie czymś innym niż dla nich, dlatego do końca nie rozumiałam funkcjonowania „zeszyciku”. Maciek z Jackiem dzięki „zeszycikowi” znali stan rozrachunków, wiedzieli, co komu i ile trzeba zapłacić. Maciek kazał mi ten „zeszycik” za karę przepisywać! (śmiech)
To takie pierwsze wspomnienia. Z czasem się powiększaliśmy i przeprowadziliśmy się już do prawdziwego biura na Reymonta. Tam miałam już swój pokój pełen segregatorów. Firma naprawdę szybko się rozwijała i okazywało się, że potrzebujemy do pracy kolejnych osób. Wkrótce nawet biuro na Reymonta było już dla nas za małe.
Dlaczego zdecydowałaś się zostać w Higmie? Co Ci się tutaj spodobało?
Przychodząc do firmy, nie wiedziałam o niej kompletnie nic. Przekonał mnie do niej porządek organizacyjny i dokumentacyjny. Wcześniej pracowałam w miejscu, gdzie panował totalny chaos organizacyjny, a ja mam taką osobowość, która po prostu kocha porządek. To znalazłam w Higmie i tu zostałam.
Jak doszło do tego, że zostałaś Główną Księgową?
Kluczowe okazało się tutaj pytanie Maćka. To on zapytał mnie, w jakim kierunku chcę podążać, co chcę osiągnąć, jaki mam cel zawodowy i czy nie chcę w przyszłości zostać Główną Księgową. Mnie taka perspektywa na początku przeraziła, bo wyobrażałam sobie, że Główny Księgowy to człowiek, który wie wszystko – zna dobrze prawo podatkowe, bilansowe, zna wszystkie procesy w firmie. Później gdy zaczęłam o tym myśleć na spokojnie, to zapytałam siebie: „W sumie, dlaczego nie ja?” Nie ma osoby, która wie wszystko – wiedzę zdobywa się etapami, a umiejętność jej skutecznego zastosowania przychodzi wraz z doświadczeniem. To zmotywowało mnie do podjęcia kolejnych studiów. Wiedziałam już wtedy, że księgowość to jest coś, w czym chcę się realizować. Ten zawód to dla mnie ciągły rozwój, duża samodzielność, konieczność podejmowania decyzji, nie jest to praca schematyczna. Aż trudno uwierzyć, że mówię tu o zawodzie, który często jest uważany za najnudniejszą pracę świata! (śmiech)
Co sprawiło, że jesteś w firmie już 12 lat?
To, że firma zawsze się dynamicznie rozwijała i nigdy nie było tutaj nudy. Oprócz księgowości doszły mi na przykład nowe wyzwania czyli zarządzanie Działem Księgowości i Administracji. To była dla mnie zupełna nowość. Pełniąc taką funkcję, nie możesz osiąść, musisz wciąż działać, mierzyć się z wyzwaniami, które tworzą się wewnątrz zespołu. Bardzo doceniam to, że w naszym dziale są osoby, które mają długoletni staż. Czuję, że mam ludzi, którzy wiedzą, co robią, że mogę im zaufać i polegać na nich. To sprawia, że fajnie się pracuje. Przykładamy też dużą wagę do komunikacji wewnątrzzespołowej.
Jak wygląda Twój dzień pracy? Dzieją się rzeczy nieprzewidziane czy raczej wszystko jest zawsze pod kontrolą?
Są zadania rutynowe, schematyczne, ale są też takie, które wpadają nagle i wywołują poruszenie. Zmieniające się nieustannie przepisy prawa zmuszają nas do szukania wciąż nowych rozwiązań. Chyba nikt nie ma takiego stanowiska, które jednoznacznie można nazwać spokojnym, na którym nic nas nie zaskoczy. Warto jednak mieć jakiś plan dnia. Ja z niego korzystam, bo bardzo lubię porządek, to daje mi poczucie bezpieczeństwa, wtedy czuję, że ogarniam.
Co w dotychczasowej karierze zawodowej stanowiło dla Ciebie największe wyzwanie?
Moment, w którym zrezygnowaliśmy ze współpracy z biurem rachunkowym. To był 2012 rok. Stworzyłam na nowo politykę rachunkowości, plan kont, schematy księgowe. Dla mnie oznaczało to wzięcie stuprocentowej odpowiedzialności za to, jak działa i czy działa nasz system księgowy, rachunkowość w firmie, nasza kontrola wewnętrzna czy w końcu prawidłowość rozliczeń podatkowych, czyli obszary podlegające kontroli organów podatkowych, ZUS, PiP i innych instytucji. W tych obszarach każdy błąd ma swoje konsekwencje finansowe.
Drugim takim momentem było pierwsze badanie naszego sprawozdania finansowego przez biegłych rewidentów. W praktyce jest to audyt dokonywany przez podmiot zewnętrzny, który ocenia, czy nasz system rachunkowości i przyjęte rozwiązania są zgodne z prawem, czy dane finansowe, które wykazujemy są prawdziwe, czy przyjęte procedury zapobiegają nadużyciom. Dla księgowego to prześwietlenie całej jego pracy. Żartujemy, że księgowy biegłych obawia się jak diabeł wody święconej. (śmiech) Po raz pierwszy audyt przeszliśmy w 2016 roku i taka kontrola jest zawsze stresująca. Ale nie było żadnych zastrzeżeń co do naszej pracy, więc kolejne badanie było już mniej stresujące.
No właśnie. Wspomniałaś o stresie. Jak sobie z nim radzisz?
Muszę powiedzieć, że nie mam jakichś specjalnych stresów w mojej pracy, ale to też kwestia tego, że lubię to, co robię. Z kolei kiedy myślę, że miałabym się zajmować negocjacjami handlowymi czy samą sprzedażą, to na samą myśl o tym czuję stres. (śmiech) Ale księgowość, szukanie rozwiązań prawnych to są fajne rzeczy. Żeby się nie stresować, trzeba ciągle uzupełniać swoją wiedzę, ułożyć sobie plan działania i pilnować harmonogramu. U nas tak jest, więc nie mam problemu ze stresem.
Czy Twoja praca zmieniła się w jakiś sposób na przestrzeni tych 12 lat?
Oczywiście! Głównie zmienił się sam charakter pracy. Trudne było przeskakiwanie kolejnych etapów rozwojowych. Na samym początku przygotowywałam dokumentację dla biura rachunkowego, a potem sama zaczęłam za nią odpowiadać. Później firma zaczęła się powiększać, zaczęliśmy wdrażać nowe osoby, mogliśmy więc rozdzielić swoje obowiązki. To także było wyzwanie, bo jeśli od lat robisz pewne rzeczy samodzielnie, a później masz je komuś przekazać, to wpadasz w pułapkę myślenia, że przecież ty sam wszystko zrobisz najlepiej i nie ma sensu nic przekazywać. Ale prawda jest taka, że nie zrobisz wszystkiego, w końcu będziesz musiał tę pracę podzielić i zaufać innym, zaufać ich pracy. Dlatego bardzo mocno stawiam na przepływ informacji i komunikację w zespole.
Czego nauczyłaś się dzięki pracy w Higma Service?
Higma Service to była moja trzecia praca, ale prawdę mówiąc, to dopiero tutaj nauczyłam się pracować. Nauczyłam się organizacji pracy, porządku, planowania, samodyscypliny. Wiem, że jestem odpowiedzialna za efekt swojej pracy.
A co najbardziej cenisz w Higma Service?
Dla mnie osobiście ważne jest to, że w Higmie szanuje się życie prywatne pracownika. Realizujesz się zawodowo, ale gdy kończysz pracę i zamykasz drzwi firmy, to nie musisz się obawiać, że w sobotnią noc obudzi cię jakiś pilny telefon. Dla mnie to jest bardzo ważne. Na każdym kroku czuję, że Higma to firma nastawiona na ludzi. Prowadzimy wiele działań w ramach społecznej odpowiedzialności biznesu, niedawno założyliśmy Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, organizowanych jest wiele dodatkowych mininiespodzianek dla pracowników jak choćby owocowe środy w wakacje czy Dzień Pracownika Higma Service. Przez te wszystkie lata byłam też świadkiem tego, że gdy tylko któryś z pracowników był w kiepskiej sytuacji życiowej, to nigdy nie zostawał sam, firma zawsze mu pomagała. Bardzo to szanuję.
Jak widzisz przyszłość Higma Service?
Nieuniknione jest to, że wraz z rozwojem firmy staniemy się minikorporacją. By taka organizacja sprawnie funkcjonowała, potrzebne są określone procedury, trzeba sformalizować pewne działania. To sprawia, że już teraz tworzy się pewna kultura naszej organizacji, zaczynamy się wyróżniać, tworzymy nieformalny kodeks. To jest nieuniknione, ale też naturalne. Trudno mieć oczekiwania, że firma będzie taka sama jak 20 lat temu. Jesteśmy coraz więksi, więc musimy działać w określonej strukturze.
Ważne jest jednak to, że potrafimy się dopasować do sytuacji. Bardzo duży nacisk kładziemy na bezpośredni kontakt. Choć istnieje pewien schemat komunikacji, dbamy o to, by każdy mógł się ze sobą swobodnie kontaktować. Nieważne, jakie zajmujesz stanowisko, możesz porozmawiać bezpośrednio z prezesem, magazynierem czy specjalistą.
Myślę, że nadal będziemy też firmą, która pozwala pracownikom zdefiniować swoje miejsce. Jeśli nie czujesz się dobrze na jakimś stanowisku, możesz sprawdzić się w innej roli. Jeśli masz swój cel, wiesz, co chcesz robić, na pewno znajdziesz w Higmie miejsce dla siebie. Mam w zespole kolegę, który przebył chyba sześć stanowisk, zanim na stałe odnalazł swoje miejsce.
Przeczytaj inne materiały przygotowane z okazji 20-lecia Higma Service:
– Co sprawiło, że świętujemy 20 lat?
– Chcę być szefem najlepszej firmy. Wywiad z Maciejem Jaeschke – Prezesem Higma Service
– Jestem szczęściarą – rozmowa z Agatą Grzesik, Specjalistką ds. Administracji Serwisu Higma Service
